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参加者からのご質問

申し込み方法について説明しています。

申し込み済みのチームの方も一読願います。

· 参加方法,仮申し込み

先週から始まった仮申し込みですが、続々と申し込みが来ております。

仮申し込みを完了のチームの皆様、本当にありがとうございます。(^^)/

7月3日が楽しみですね。(*^^*)

2021大会の時は3週間で定員を満たし、

キャンセル待ちのチームまで発生しました。

今年は大会を7月に変更したため、

他の大会があったり行事があったりと、

きっと参加者も少ないだろうと予想していましたが、

その予想を裏切る状況となっています。

去年と同じくらいのペースで申し込みが来ていますので、

このペースで行くと5月半ばには定員に達すると思われます。

参加を検討している方は早めの申し込みをおすすめします。(^_-)-☆

さて、申し込みに関して質問がきていますのでご紹介しますね。

「こちらの大会に初めて参加させていただこうと思ってます。 そこで質問なのですが、

  "仮申し込み期間中はメンバー変更やキャンセルなどお受けいたします。" との事ですが、

  仮申し込み後に人数変更、メンバーの変更があった場合は、仮申し込み期間中の6月8日までに

 申請しなければならないと言うことでしょうか?

  それとも本申し込みの時に正しい人数、メンバーを申請すれば良いのでしょうか?」

「仮申し込み」と「本申し込み」のシステムが初めての方もみえますので順に説明します。

 

このシステムはざっくり言うと、

「新型コロナの感染拡大で大会が中止になった。でも入金したお金は返してもらえるのかな~。

大会をやらないなら返してほしいな~」という参加者の声にお応えするシステムです。

 

正直、運営側からしてみれば、準備にお金かかってるし

全額返金となれば損失がでるという懸念が生じますので、

やるべく返したくないのが本音です。返金作業も大変ですから。

しかしながら、いくらコロナだからといっても大会をやらないんだから返すのが普通だと、

私自身は考えます。

 

そのような考えでこの恵那フォトロゲイニングでは大会本番のぎりぎりまで入金せず、その時の状況をみながら大会をやるかやらないかを決定し、やるなら入金、やらないなら中止もしくは延期するという流れでやります。

 

2年前の2020年の時は大会を中止にしました。

その時も返金対応しましたが、

「大会の準備にお金がかかっていると思いますので、返金は結構です。そのまま寄付します。」と

言って頂いた参加者もみえました。

とてもうれしいお言葉ではありますが、私は、

「大丈夫です。当大会はこういう不測の事態に備えて資金を準備してありますのでご安心ください。お支払いした参加料は返金いたしますので、次回の大会の参加料として、またお申し込み下さいね。」とお伝えいたしました。

 

続いて詳細を説明します。

6月8日までの仮申しお込み期間に申請したチームは期間内であれば、

メンバーの変更、メンバーの増減、部門変更、キャンセルができます。

例えば4月23日に混合3名(男子2、女子1)で仮申し込みしたチームがあったとします。

そのチームメンバーの男子1人が、ケガをしたため欠場したいということであれば、

メールなどでその旨を6月8日までに実行委員会までに申し出て下さい。

このチームは3名で仮申し込み済みですので、

混合で男子1、女子1、計2名に変更して出場ということになります。

また、女子の方がケガをして欠場したいということになった場合、

このチームは男子2名になります。

よって、男子に部門変更となり、男子のカテゴリーでの出場ということになります。

ケガをしたメンバーを変更して出場したいとなれば、変更した方の氏名等を申告して下さい。

さらにメンバーを増やしたいということであれば、5名までは可能なので、

2人まで増やすことができます。その場合もメンバー追加の申告をお願いします。

まとめますと、6月8日までの仮申し込み期間は出場の権利と枠さえ押さえておけば、

自由にメンバーを変更、増減できるということです。

そして、6月8日時点で確定させていただければオッケーです。

ですので、早く仮申し込みをすませて、

参加できる権利を先に得ておいたほうがいいということです。

なぜそれほどまでに自由にしてあるのかというと、「参加料の支払いがないから」ということも

あるのですが、まだまだコロナがまん延している状況ですので、なるべく変更やキャンセルなどをやりやすくするためです。

そして6月15日に新型コロナの感染状況を踏まえ、大会の開催可否を決定します。

大会開催となれば本申し込みに移ります。

6月15日から22日までの間で入金をお願いします。

例えば、その期間中に「メンバーの中でコロナが出た」「ケガをした」ということも

あり得ますので、その時はメンバーを減らす、もしくは変更して頂いてもかまいません。

変更した形で人数分の入金をお願いします。

また、この期間中はメンバーを増やすことはできませんのでご了承ください。

この期間中に入金がないチームは自動的にキャンセル扱いになりますのでご注意下さい。

中には「棄権するからこのまま入金せずにほおっておくか」とするチームもいますが、

その場合も実行委員会までご連絡頂きたいです。なぜなら、キャンセル待ちのチームも

いますので、早めに出場権利を譲って頂きたいと思います。

6月23日から当日までの間に「コロナが出た」「体調不良者がいるのでキャンセルしたい」「仕事の都合でメンバーを減らしたい」「メンバーを変更したい」などがあった場合、参加料の返金はございませんのでご了承ください。その場合の対応は当日、ヘルプデスクにてお受けいたしますので、受付する前にその旨をお伝え下さい。

以上、ご不明な点がございましたら公式ホームページ、公式LINEにて個別で対応いたしますのでお問い合わせください。(^^)/

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